PIT-28 najem 2025: Terminy, ryczałt, stawki. Rozlicz bez kar!

Planujesz rozliczyć przychody z najmu prywatnego za 2025 rok? Ten artykuł to Twój niezbędnik, który krok po kroku przeprowadzi Cię przez wszystkie formalności. Dowiedz się, jaki jest ostateczny termin złożenia deklaracji PIT-28, jakie stawki ryczałtu obowiązują i jak uniknąć błędów, by rozliczyć się z fiskusem bez stresu.

Rozliczenie najmu za 2025 rok: Kluczowe terminy, których nie możesz przegapić

Jako ekspert w dziedzinie finansów, zawsze podkreślam, jak kluczowe jest dotrzymywanie terminów podatkowych. W przypadku najmu prywatnego, przeoczenie daty rozliczenia PIT-28 za przychody uzyskane w 2025 roku może prowadzić do nieprzyjemnych konsekwencji, takich jak odsetki za zwłokę czy nawet odpowiedzialność karno-skarbowa. Pamiętajmy, że mówimy tu o przychodach, które osiągnęliśmy w całym roku 2025, a które będziemy rozliczać dopiero w roku następnym, czyli w 2026.

30 kwietnia 2026: Data, której nie możesz przegapić

Zapiszcie sobie tę datę w kalendarzu, najlepiej grubym, czerwonym flamastrem: 30 kwietnia 2026 roku. To właśnie do tego dnia musicie złożyć swoją deklarację PIT-28 za przychody z najmu prywatnego uzyskane w 2025 roku. Ta data jest niezmienna i ma fundamentalne znaczenie dla każdego wynajmującego. Niezależnie od tego, czy wynajmujesz jedno mieszkanie, czy kilka, ten termin dotyczy Cię w równym stopniu. Moje doświadczenie pokazuje, że odkładanie tego na ostatnią chwilę bywa ryzykowne.

Od kiedy można składać deklarację? Wyjaśniamy zasadę 15 lutego

Wielu podatników zastanawia się, od kiedy właściwie można zabrać się za rozliczenie. Otóż deklaracje PIT-28 za dany rok podatkowy w naszym przypadku za 2025 można składać już od 15 lutego roku następnego, czyli od 15 lutego 2026 roku. To właśnie wtedy usługa Twój e-PIT na stronie podatki.gov.pl udostępnia wstępnie wypełnione zeznania. Oczywiście, jeśli ktoś jest bardziej ambitny i chce rozliczyć się wcześniej, może to zrobić za pośrednictwem systemu e-Deklaracje lub innych programów do rozliczeń PIT, które pozwalają na wcześniejsze wysyłanie deklaracji.

Ryczałt ewidencjonowany: Jedyna forma opodatkowania najmu prywatnego

Od pewnego czasu zasady opodatkowania najmu prywatnego w Polsce uległy znacznemu uproszczeniu, a jednocześnie ujednoliceniu. Obecnie, jeśli wynajmujesz mieszkanie prywatnie, czyli poza działalnością gospodarczą, jedyną możliwą formą opodatkowania jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Ta zasada obowiązuje od 1 stycznia 2023 roku, co oznacza, że dotyczy ona również wszystkich przychodów z najmu uzyskanych w całym 2025 roku.

Koniec z wyborem: Jak zmiany od 2023 roku uprościły (i ujednoliciły) zasady

Pamiętam czasy, kiedy wynajmujący mieli dylemat: ryczałt czy zasady ogólne? Od 2023 roku ten wybór dla najmu prywatnego po prostu zniknął. Ustawodawca zdecydował, że ryczałt będzie jedyną i obowiązkową formą opodatkowania. Z jednej strony, dla niektórych może to być ograniczenie, ale z drugiej to znaczące uproszczenie. Nie trzeba już analizować, która forma będzie korzystniejsza, co często wymagało szczegółowej wiedzy podatkowej. Teraz zasady są jasne i jednakowe dla wszystkich.

Przychód a dochód: Kluczowa różnica, o której musisz pamiętać przy ryczałcie

To jest fundamentalna kwestia, którą muszę podkreślić: w przypadku ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych podatek płaci się od przychodu, a nie od dochodu. Co to oznacza w praktyce? Przychód to po prostu kwota, którą otrzymujesz od najemcy (czynsz). Dochód natomiast to przychód pomniejszony o koszty jego uzyskania. W ryczałcie nie możesz odliczać żadnych kosztów, takich jak wydatki na remonty, amortyzacja, ubezpieczenie czy wyposażenie. Podatek naliczany jest od pełnej kwoty czynszu. Ważne jest również, że do przychodu nie zalicza się opłat eksploatacyjnych (np. za media, czynsz do wspólnoty/spółdzielni), pod warunkiem, że z umowy najmu jasno wynika, iż to najemca jest zobowiązany do ich ponoszenia.

Jakie umowy podlegają ryczałtowi? (najem, podnajem, dzierżawa)

Ryczałtowi od przychodów ewidencjonowanych podlegają przychody uzyskiwane z umów:

• Najmu czyli klasycznego wynajmowania nieruchomości.
• Podnajmu gdy sam jesteś najemcą i wynajmujesz część lub całość nieruchomości dalej.
• Dzierżawy np. dzierżawa gruntu.

Warto wiedzieć, że generalnie nie ma obowiązku zgłaszania samej umowy najmu prywatnego do urzędu skarbowego. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy decydujesz się na najem okazjonalny. W takim przypadku musisz zgłosić umowę do właściwego urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. To ważna różnica, o której wielu wynajmujących zapomina.

Stawki ryczałtu od najmu: Zrozum progi 8,5% i 12,5%

Ryczałt od najmu prywatnego nie jest jednolity. Obowiązują dwie stawki, które są progresywne i zależą od wysokości rocznego przychodu. To kluczowa informacja, która wpływa na ostateczną kwotę podatku, jaką zapłacisz.

Stawka 8,5%: Kiedy i jak ją stosować?

Podstawowa stawka ryczałtu to 8,5%. Stosuje się ją do przychodów z najmu prywatnego, które łącznie w danym roku podatkowym nie przekroczą kwoty 100 000 zł. To oznacza, że jeśli Twój roczny przychód z najmu wynosi np. 80 000 zł, to cały ten przychód opodatkujesz stawką 8,5%.
Przykład: Jeśli miesięczny czynsz wynosi 3 000 zł, a rocznie daje to 36 000 zł (3 000 zł x 12), to podatek miesięczny wyniesie 255 zł (3 000 zł x 8,5%), a roczny 3 060 zł (36 000 zł x 8,5%).

Limit 100 000 zł: Jak go liczyć i co się dzieje po przekroczeniu?

Limit 100 000 zł dotyczy sumy wszystkich przychodów z najmu prywatnego uzyskanych przez Ciebie w ciągu roku podatkowego. Nie ma znaczenia, czy wynajmujesz jedno mieszkanie, czy kilka sumujesz wszystkie przychody. Co się dzieje, gdy przekroczysz ten próg? Od nadwyżki ponad 100 000 zł stosuje się wyższą stawkę ryczałtu, czyli 12,5%.
Przykład: Załóżmy, że w 2025 roku osiągnąłeś łącznie 120 000 zł przychodu z najmu.

• Pierwsze 100 000 zł opodatkujesz stawką 8,5%. Podatek wyniesie 8 500 zł (100 000 zł x 8,5%).
• Pozostałe 20 000 zł (120 000 zł - 100 000 zł) opodatkujesz stawką 12,5%. Podatek wyniesie 2 500 zł (20 000 zł x 12,5%).

Łączny podatek wyniesie więc 11 000 zł (8 500 zł + 2 500 zł). Jak widać, przekroczenie limitu ma realny wpływ na wysokość obciążeń podatkowych.

Szczególny przypadek: Jak małżonkowie mogą skorzystać z limitu 200 000 zł?

To jest bardzo ważna informacja dla małżeństw. Jeśli między małżonkami istnieje wspólność majątkowa, mogą oni skorzystać z podwójnego limitu, czyli 200 000 zł, zanim zastosowana zostanie wyższa stawka 12,5%. Jest to możliwe pod warunkiem złożenia odpowiedniego oświadczenia o opodatkowaniu całości przychodów z najmu przez jednego z małżonków. Takie oświadczenie należy złożyć do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnięto pierwszy przychód z najmu w danym roku podatkowym. Jeśli pierwszy przychód osiągnięto w grudniu, oświadczenie należy złożyć do końca roku podatkowego. Dzięki temu rozwiązaniu, nawet przy wyższych przychodach, małżonkowie mogą dłużej korzystać z niższej stawki 8,5%.

Rozliczenie PIT-28 za najem: Praktyczny przewodnik krok po kroku

Skoro już wiemy, jakie stawki obowiązują i co jest przychodem, pora przejść do samego procesu rozliczenia. Na szczęście, dzięki nowoczesnym narzędziom, składanie deklaracji PIT-28 staje się coraz prostsze i bardziej intuicyjne.

PIT-28: Twój jedyny właściwy formularz do rozliczenia najmu

Nie ma tu miejsca na pomyłki do rozliczenia przychodów z najmu prywatnego służy wyłącznie formularz PIT-28. To jest deklaracja przeznaczona dla podatników rozliczających się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, w tym również z działalności gospodarczej, ale w naszym kontekście skupiamy się na najmie prywatnym. Absolutnie nie należy używać do tego celu innych formularzy PIT, takich jak PIT-36 (dla działalności gospodarczej opodatkowanej na zasadach ogólnych) czy PIT-37 (dla osób zatrudnionych na umowę o pracę). Użycie niewłaściwego formularza może skutkować koniecznością korekty i opóźnieniami w rozliczeniu.

Składanie deklaracji online: Przewodnik po usłudze Twój e-PIT

Najwygodniejszym i najszybszym sposobem złożenia deklaracji PIT-28 jest skorzystanie z usługi Twój e-PIT, dostępnej na stronie podatki.gov.pl. Od 15 lutego 2026 roku znajdziesz tam wstępnie przygotowane zeznanie, które zawiera już dane o Twoich przychodach z najmu (jeśli były one zgłaszane przez płatnika lub jeśli sam wpłacałeś zaliczki). Twoim zadaniem jest zweryfikowanie tych danych, ewentualne uzupełnienie lub zmodyfikowanie, a następnie zaakceptowanie. Cały proces jest intuicyjny i zajmuje zazwyczaj kilka minut. Oczywiście, nadal istnieje możliwość złożenia deklaracji poprzez system e-Deklaracje (dla tych, którzy preferują wypełnianie formularza od podstaw) lub tradycyjnie, papierowo, w urzędzie skarbowym. Osobiście polecam Twój e-PIT to naprawdę oszczędność czasu i nerwów.

Czy rozliczenie z małżonkiem na jednym formularzu jest możliwe?

Wiele osób pyta mnie o możliwość wspólnego rozliczenia PIT-28 z małżonkiem. Niestety, muszę rozwiać wszelkie wątpliwości: rozliczenie PIT-28 jest zawsze indywidualne. Nie ma możliwości wspólnego rozliczenia z małżonkiem na jednym formularzu PIT-28, tak jak to bywa w przypadku PIT-36 czy PIT-37. Nawet jeśli małżonkowie korzystają z podwójnego limitu 200 000 zł (o czym wspominałem wcześniej), to i tak każdy z nich składa swoją odrębną deklarację PIT-28, w której wykazuje swoje przychody. To ważne, aby pamiętać o tej zasadzie, aby uniknąć błędów w rozliczeniu.

Obowiązki w trakcie roku podatkowego: Jak prawidłowo opłacać ryczałt

Rozliczenie roczne to jedno, ale pamiętajmy, że obowiązki podatkowe związane z najmem prywatnym nie ograniczają się tylko do złożenia deklaracji raz w roku. Przez cały rok podatkowy musimy regularnie wpłacać ryczałt. To bardzo istotne, aby uniknąć niepotrzebnych problemów z urzędem skarbowym.

Miesięczne czy kwartalne wpłaty ryczałtu? Sprawdź, która opcja jest dla Ciebie

Jako wynajmujący masz dwie opcje wpłacania ryczałtu: miesięczną lub kwartalną. Domyślnie ryczałt wpłaca się miesięcznie. Jeśli jednak Twoje przychody z najmu w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyły równowartości 200 000 euro (limit ten jest co roku aktualizowany, więc warto to sprawdzić), możesz wybrać opcję kwartalną. Wyboru formy wpłat dokonuje się poprzez złożenie odpowiedniego oświadczenia do urzędu skarbowego lub po prostu poprzez dokonanie pierwszej wpłaty za dany okres w wybranej formie. Moja rada: jeśli masz stabilne i niezbyt wysokie przychody, opcja kwartalna może być wygodniejsza, ale pamiętaj o terminach!

Termin "do 20. dnia miesiąca": Jak prawidłowo opłacać zaliczki na podatek?

Niezależnie od tego, czy wybrałeś wpłaty miesięczne, czy kwartalne, obowiązuje Cię zasada "do 20. dnia miesiąca". Oznacza to, że ryczałt za dany miesiąc (lub kwartał) należy wpłacić do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu (lub kwartale), w którym uzyskałeś przychód.
Przykład: Ryczałt za przychody uzyskane w styczniu 2025 roku musisz wpłacić do 20 lutego 2025 roku. Jeśli rozliczasz się kwartalnie, ryczałt za I kwartał 2025 roku (styczeń-marzec) musisz wpłacić do 20 kwietnia 2025 roku.
Istnieje jeden wyjątek od tej reguły, o którym warto pamiętać: ryczałt za grudzień lub IV kwartał 2025 roku należy wpłacić do 20 stycznia 2026 roku. To często pomijany termin, który może prowadzić do niepotrzebnych odsetek.

Indywidualny mikrorachunek podatkowy: Gdzie znaleźć swój numer i jak go używać?

Od kilku lat wszystkie podatki, w tym ryczałt od najmu, wpłacamy na indywidualny mikrorachunek podatkowy. To unikalny numer konta bankowego, przypisany do każdego podatnika. Jest to jedyny prawidłowy sposób wpłacania podatków. Swój mikrorachunek możesz wygenerować w bardzo prosty sposób na stronie podatki.gov.pl, podając swój PESEL (jeśli jesteś osobą fizyczną) lub NIP (jeśli prowadzisz działalność gospodarczą). Co ważne, ten numer jest stały i służy do wpłacania wszystkich podatków, niezależnie od ich rodzaju. Upewnij się, że zawsze używasz swojego mikrorachunku wpłata na inne konto może nie zostać prawidłowo zaksięgowana.

Konsekwencje spóźnienia: Co grozi za niezłożenie PIT-28 w terminie?

Nikt nie lubi myśleć o konsekwencjach, ale jako Józef Marciniak czuję się w obowiązku jasno przedstawić, co może spotkać wynajmującego, który zaniedba swoje obowiązki podatkowe. Lepiej być świadomym i działać prewencyjnie.

Odsetki za zwłokę: Ile kosztuje każdy dzień opóźnienia?

Najbardziej bezpośrednią konsekwencją niezłożenia deklaracji PIT-28 w terminie lub niezapłacenia należnego ryczałtu jest powstanie zaległości podatkowej. Od tej zaległości urząd skarbowy naliczy Ci odsetki za zwłokę. Stawka tych odsetek jest zmienna i publikowana przez Ministerstwo Finansów, ale co najważniejsze są one naliczane za każdy dzień opóźnienia. Im dłużej zwlekasz, tym więcej zapłacisz. To prosta matematyka, która potrafi boleśnie uderzyć po kieszeni.

Kontrola skarbowa i sankcje: Czym ryzykuje nierzetelny wynajmujący?

Jeśli zaniedbania są poważniejsze, np. celowo zatajasz przychody z najmu lub w ogóle nie składasz deklaracji, ryzykujesz znacznie więcej niż tylko odsetki. Urząd skarbowy ma prawo do przeprowadzenia kontroli skarbowej, a w przypadku wykrycia nieprawidłowości, może to prowadzić do odpowiedzialności karno-skarbowej. Obejmuje ona grzywny, które mogą być bardzo wysokie, a w skrajnych przypadkach, przy dużej skali oszustwa, nawet kary pozbawienia wolności. Pamiętaj, że urząd skarbowy ma prawo weryfikować Twoje dane przez wiele lat wstecz, więc "zapomnienie" o najmie nie jest rozwiązaniem.

Czynny żal: Jak uniknąć kary, jeśli zorientujesz się po terminie?

Na szczęście polskie prawo przewiduje instytucję, która pozwala uniknąć najsurowszych konsekwencji, jeśli zorientujesz się, że popełniłeś błąd lub spóźniłeś się z rozliczeniem. Mowa o "czynnym żalu". Jest to pisemne zawiadomienie o popełnieniu czynu zabronionego (np. niezłożenia deklaracji w terminie), które składasz do urzędu skarbowego. Warunkiem skuteczności czynnego żalu jest to, że musisz go złożyć zanim urząd skarbowy sam udokumentuje ten fakt. Dodatkowo, musisz niezwłocznie uregulować całą zaległość podatkową wraz z należnymi odsetkami. To mechanizm, który daje drugą szansę, ale trzeba z niego skorzystać w odpowiednim momencie.

Rozliczenie najmu bez stresu: Podsumowanie kluczowych zasad

Mam nadzieję, że ten artykuł pomógł Ci uporządkować wiedzę na temat rozliczania najmu prywatnego za 2025 rok. Aby ułatwić Ci zapamiętanie najważniejszych informacji, przygotowałem krótką checklistę oraz listę najczęstszych błędów, których warto unikać.

Checklista wynajmującego: Najważniejsze daty i obowiązki na 2026 rok

• 30 kwietnia 2026 roku ostateczny termin złożenia deklaracji PIT-28 za przychody z najmu prywatnego uzyskane w 2025 roku.
• 20 stycznia 2026 roku termin wpłaty ryczałtu za grudzień 2025 roku lub IV kwartał 2025 roku.
• Pamiętaj, że jedynym właściwym formularzem do rozliczenia najmu prywatnego jest PIT-28.
• Wpłat ryczałtu dokonuj wyłącznie na swój indywidualny mikrorachunek podatkowy.
• Zwróć uwagę na progi podatkowe: 8,5% do 100 000 zł przychodu i 12,5% powyżej tej kwoty.
• Jeśli jesteś w związku małżeńskim ze wspólnością majątkową, rozważ skorzystanie z limitu 200 000 zł, składając odpowiednie oświadczenie.
• Pamiętaj o regularnych wpłatach ryczałtu w trakcie roku miesięcznie lub kwartalnie, zawsze do 20. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym.

Przeczytaj również: Ile wziąć za wynajem mieszkania? Wycena 2026: Zysk krok po kroku

Częste błędy przy rozliczaniu najmu i jak ich unikać

• Mylenie przychodu z dochodem: Pamiętaj, że w ryczałcie podatek płacisz od przychodu, bez możliwości odliczania kosztów.
• Niezapłacenie ryczałtu w terminie: Regularne wpłaty miesięczne lub kwartalne są obowiązkowe. Spóźnienie to odsetki!
• Użycie złego formularza PIT: Tylko PIT-28 jest właściwy dla najmu prywatnego.
• Nieuwzględnienie limitu dla małżonków: Jeśli spełniasz warunki, wykorzystaj możliwość podwojenia limitu 100 000 zł.
• Brak świadomości o konieczności wpłat w trakcie roku: Podatek z najmu nie jest płacony tylko raz w roku przy składaniu deklaracji.
• Odkładanie rozliczenia na ostatnią chwilę: Może to prowadzić do błędów i stresu. Skorzystaj z usługi Twój e-PIT od 15 lutego.