Ten artykuł stanowi kompleksowy przewodnik po rozliczeniu podatku PIT od przychodów z wynajmu prywatnego za rok 2025, z terminem złożenia w 2026 roku. Dowiesz się, jaka forma opodatkowania obowiązuje, jaki formularz wybrać oraz jakie są kluczowe daty i konsekwencje niedotrzymania terminów, aby bez stresu dopełnić wszystkich formalności.
Ostateczny termin na rozliczenie PIT-28 za najem prywatny za 2025 rok to 30 kwietnia 2026.
- Deklarację PIT-28 za przychody z najmu prywatnego za 2025 rok należy złożyć do 30 kwietnia 2026 roku.
- Od 2023 roku jedyną formą opodatkowania najmu prywatnego jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.
- Stawki ryczałtu to 8,5% do 100 000 zł przychodu rocznie i 12,5% od nadwyżki ponad tę kwotę.
- Podatek płaci się na indywidualny mikrorachunek podatkowy, w formie zaliczek miesięcznych lub kwartalnych.
- Przy ryczałcie nie można odliczać kosztów ani korzystać z kwoty wolnej od podatku.
- Niedotrzymanie terminu wiąże się z odsetkami za zwłokę i sankcjami karno-skarbowymi, ale istnieje możliwość złożenia czynnego żalu.
Kluczowy termin w 2026 roku: Do kiedy musisz rozliczyć PIT za wynajem mieszkania?
Jako osoba, która na co dzień zajmuje się kwestiami podatkowymi, zawsze podkreślam, jak ważna jest terminowość. W przypadku rozliczenia przychodów z najmu prywatnego za rok 2025, ostateczny termin na złożenie deklaracji PIT-28 upływa 30 kwietnia 2026 roku. Ta data jest absolutnie kluczowa, ponieważ jest to również ostateczny termin na uregulowanie ewentualnej niedopłaty podatku, która może wyniknąć z rocznego zeznania. Warto pamiętać, że nie musisz czekać do ostatniej chwili deklarację możesz złożyć już od 15 lutego 2026 roku, co daje komfort i pozwala uniknąć pośpiechu.
30 kwietnia 2026 data, której nie możesz przegapić
Dlaczego data 30 kwietnia 2026 jest tak istotna dla każdego wynajmującego? Otóż ma ona podwójne znaczenie. Po pierwsze, jest to dzień, do którego musisz złożyć swoją roczną deklarację PIT-28 do urzędu skarbowego. Po drugie, jeśli po podsumowaniu wszystkich zaliczek wpłaconych w ciągu roku okaże się, że powstała niedopłata podatku, to właśnie do tego dnia musisz ją uregulować. Przekroczenie tego terminu, nawet o jeden dzień, może skutkować nieprzyjemnymi konsekwencjami, o których opowiem w dalszej części artykułu.
Jaki formularz złożyć? Wszystko o deklaracji PIT-28
Jeśli rozliczasz przychody z najmu prywatnego, musisz wiedzieć, że właściwym formularzem jest PIT-28. Jest to deklaracja przeznaczona dla podatników rozliczających się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, a więc idealnie pasuje do Twojej sytuacji jako wynajmującego. Formularz ten służy do podsumowania wszystkich przychodów z najmu uzyskanych w danym roku podatkowym oraz wyliczenia należnego ryczałtu. To właśnie na nim wykazujesz swoje przychody i ewentualne nadpłaty lub niedopłaty.
Kiedy zapłacić podatek wynikający z rocznego zeznania?
Tak jak wspomniałem, termin zapłaty podatku wynikającego z rocznego zeznania PIT-28 również przypada na 30 kwietnia 2026 roku. Ta kwota to nic innego jak różnica między należnym ryczałtem za cały rok a sumą wszystkich zaliczek, które wpłaciłeś w trakcie 2025 roku. Jeśli w wyniku rozliczenia rocznego okaże się, że wpłacone zaliczki pokryły cały należny podatek lub nawet powstała nadpłata, nie musisz oczywiście nic dopłacać. Ważne jest jednak, aby pamiętać o tym terminie w przypadku niedopłaty.
Ryczałt ewidencjonowany: Jedyna forma opodatkowania najmu prywatnego
Od kilku lat obserwujemy istotne zmiany w sposobie opodatkowania najmu prywatnego w Polsce. Jako ekspert, muszę jasno podkreślić, że od 2023 roku ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jest jedyną dostępną formą opodatkowania dla osób fizycznych wynajmujących nieruchomości prywatnie, czyli poza działalnością gospodarczą. To fundamentalna zmiana, która upraszcza rozliczenia, ale jednocześnie wymaga zrozumienia jej specyfiki.
Dlaczego nie możesz już rozliczać się na zasadach ogólnych (skala podatkowa)?
Zmiana, która weszła w życie z początkiem 2023 roku, wyeliminowała możliwość rozliczania najmu prywatnego na zasadach ogólnych, czyli według skali podatkowej (12% i 32%). Wcześniej wielu wynajmujących korzystało z tej opcji, aby odliczać koszty uzyskania przychodu, takie jak amortyzacja czy wydatki na remonty. Obecnie, jeśli nie prowadzisz działalności gospodarczej, a jedynie wynajmujesz mieszkanie prywatnie, ryczałt jest Twoim jedynym wyborem. To uproszczenie ma na celu ujednolicenie systemu i zwiększenie transparentności.
Jakie stawki ryczałtu obowiązują? Wyjaśnienie progów 8,5% i 12,5%
Ryczałt ewidencjonowany charakteryzuje się dwoma progami stawek, które zależą od wysokości Twoich rocznych przychodów z najmu. Obowiązują następujące stawki:
- 8,5% od przychodów z najmu, jeśli ich suma w ciągu roku nie przekroczy kwoty 100 000 zł.
- 12,5% od nadwyżki przychodów ponad 100 000 zł rocznie.
Oznacza to, że jeśli Twoje roczne przychody z najmu wyniosą np. 120 000 zł, to od pierwszych 100 000 zł zapłacisz podatek w wysokości 8,5%, a od pozostałych 20 000 zł (czyli nadwyżki ponad 100 000 zł) zapłacisz 12,5%. Jest to system progresywny, ale bazujący na przychodzie, a nie dochodzie.
Co jest Twoim przychodem? Jak prawidłowo określić podstawę opodatkowania
W przypadku ryczałtu ewidencjonowanego, podstawą opodatkowania jest przychód, a nie dochód. Oznacza to, że podatek płacisz od kwoty, którą faktycznie otrzymujesz od najemcy za wynajem. Ważne jest, aby zrozumieć, że przychodem z najmu jest czynsz, jaki otrzymujesz od lokatora. Jeśli umowa najmu przewiduje, że najemca samodzielnie opłaca media (prąd, gaz, woda) oraz opłaty administracyjne (np. czynsz do wspólnoty/spółdzielni), to te kwoty nie stanowią Twojego przychodu. Jeśli jednak to Ty opłacasz te koszty, a następnie refakturujesz je na najemcę, to w takiej sytuacji również nie są one traktowane jako Twój przychód podlegający opodatkowaniu ryczałtem. Kluczowe jest, aby w umowie najmu jasno określić, co jest czynszem, a co opłatami dodatkowymi.
Uwaga: Przy ryczałcie nie odliczysz kosztów i nie skorzystasz z kwoty wolnej
To jest jedna z najważniejszych różnic między ryczałtem a zasadami ogólnymi. Przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych nie masz możliwości odliczania kosztów uzyskania przychodu. Oznacza to, że wszelkie wydatki związane z nieruchomością, takie jak remonty, amortyzacja, ubezpieczenie, czy nawet opłaty za media (jeśli to Ty je ponosisz, a nie refakturujesz na najemcę), nie pomniejszają Twojej podstawy opodatkowania. Podatek płacisz od pełnej kwoty przychodu. Co więcej, w przypadku ryczałtu nie ma zastosowania kwota wolna od podatku. Oznacza to, że podatek płacisz od pierwszej złotówki uzyskanego przychodu z najmu, a nie dopiero po przekroczeniu jakiegoś progu. To sprawia, że ryczałt jest prostszy w rozliczeniu, ale potencjalnie mniej korzystny dla osób ponoszących wysokie koszty związane z najmem.
Jak krok po kroku rozliczyć najem? Praktyczny poradnik dla wynajmującego
Rozliczenie najmu prywatnego, choć na pierwszy rzut oka może wydawać się skomplikowane, w rzeczywistości jest procesem dość prostym, zwłaszcza w przypadku ryczałtu. Przygotowałem dla Ciebie praktyczny poradnik krok po kroku, który pomoże Ci przejść przez wszystkie formalności bez zbędnego stresu. Śledź instrukcje, a zobaczysz, że to naprawdę nic trudnego!
Krok 1: Wygeneruj swój indywidualny mikrorachunek podatkowy
Pierwszym i absolutnie niezbędnym krokiem jest posiadanie indywidualnego mikrorachunku podatkowego. To na ten numer rachunku będziesz wpłacać wszystkie zaliczki na podatek oraz ewentualną niedopłatę wynikającą z rocznego rozliczenia. Mikrorachunek podatkowy jest unikalny dla każdego podatnika i możesz go w prosty sposób wygenerować na oficjalnej stronie internetowej podatki.gov.pl. Wystarczy podać swój numer PESEL (lub NIP, jeśli prowadzisz działalność gospodarczą). Zapamiętaj ten numer, bo będzie Ci potrzebny regularnie.Krok 2: Oblicz i wpłać zaliczkę na podatek miesięcznie czy kwartalnie?
W trakcie roku podatkowego masz obowiązek wpłacać zaliczki na podatek dochodowy. Możesz to robić na dwa sposoby:
- Wpłaty miesięczne: Jeśli zdecydujesz się na rozliczenie miesięczne, musisz wpłacać należny ryczałt do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskałeś przychód. Na przykład, za przychody z najmu uzyskane w styczniu, podatek wpłacasz do 20 lutego.
- Wpłaty kwartalne: Opcja kwartalna jest dostępna dla podatników, których przychody z najmu w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyły 200 000 euro. Jeśli spełniasz ten warunek, możesz wpłacać ryczałt do 20. dnia miesiąca następującego po kwartale, w którym uzyskałeś przychód. Oznacza to, że za I kwartał (styczeń-marzec) płacisz do 20 kwietnia, za II kwartał (kwiecień-czerwiec) do 20 lipca itd.
Pamiętaj, że pierwsza wpłata podatku jest równoznaczna z wyborem formy opodatkowania (ryczałtu) i nie wymaga składania dodatkowego oświadczenia w urzędzie skarbowym. Po prostu wpłacasz i to informuje urząd o Twoim wyborze.
Krok 3: Prowadź prostą ewidencję przychodów na potrzeby rozliczenia
Choć przy ryczałcie nie odliczasz kosztów, to prowadzenie prostej ewidencji wszystkich przychodów z najmu jest niezwykle ważne. Nie musisz prowadzić skomplikowanych ksiąg rachunkowych wystarczy zwykły arkusz kalkulacyjny (np. w Excelu) lub zeszyt, w którym będziesz zapisywać daty otrzymania czynszu i jego kwoty. Taka ewidencja pomoże Ci prawidłowo obliczyć miesięczne/kwartalne zaliczki, a przede wszystkim ułatwi wypełnienie rocznej deklaracji PIT-28. Dzięki niej łatwo sprawdzisz, czy nie przekroczyłeś progu 100 000 zł, od którego zmienia się stawka ryczałtu.
Krok 4: Wypełnij i złóż PIT-28 przez internet czy w urzędzie?
Kiedy nadejdzie czas na roczne rozliczenie, czyli po zakończeniu roku podatkowego 2025, będziesz musiał wypełnić i złożyć deklarację PIT-28. Masz do wyboru kilka metod:
- Online: Najwygodniejszą i najszybszą opcją jest złożenie deklaracji elektronicznie. Możesz to zrobić za pośrednictwem systemu e-Deklaracje dostępnego na stronie podatki.gov.pl lub korzystając z usługi Twój e-PIT, która często ma już wstępnie wypełnione dane. Do autoryzacji wystarczy Ci PESEL/NIP oraz kwota przychodu z ubiegłorocznego zeznania.
- Tradycyjnie: Jeśli wolisz tradycyjne metody, możesz wypełnić formularz PIT-28 w wersji papierowej i złożyć go osobiście w swoim urzędzie skarbowym lub wysłać pocztą.
Moja rada: skorzystaj z opcji online. To oszczędza czas, papier i minimalizuje ryzyko błędów.
Co grozi za spóźnienie? Konsekwencje niezłożenia PIT-28 w terminie
Jako Józef Marciniak, muszę Cię uczulić na konsekwencje niedotrzymania terminów podatkowych. Urząd skarbowy nie jest instytucją, która lubi opóźnienia, a ignorowanie obowiązków podatkowych może prowadzić do poważnych problemów. Ważne jest, abyś był świadomy, co grozi za spóźnienie ze złożeniem PIT-28 lub zapłatą podatku.
Odsetki za zwłokę: Ile kosztuje każdy dzień opóźnienia w zapłacie podatku?
Jeśli spóźnisz się z zapłatą należnego podatku, urząd skarbowy naliczy Ci odsetki za zwłokę. Są one naliczane za każdy dzień opóźnienia, począwszy od dnia następującego po upływie terminu płatności. Wysokość tych odsetek jest zmienna i zależy od stawki odsetek za zwłokę ogłaszanej przez Ministra Finansów. Zazwyczaj jest to dwukrotność podstawowej stopy oprocentowania kredytu lombardowego NBP, powiększona o 2 punkty procentowe. Im dłużej zwlekasz z zapłatą, tym większa kwota odsetek do uregulowania, więc naprawdę nie warto ryzykować.Sankcje karno-skarbowe: Czym ryzykujesz, ignorując obowiązek?
Niezłożenie deklaracji w terminie lub niezapłacenie podatku, zwłaszcza w większej kwocie, może zostać potraktowane jako przestępstwo lub wykroczenie skarbowe. Konsekwencje są znacznie poważniejsze niż same odsetki za zwłokę. Mogą to być:
- Mandaty karne: Za drobne uchybienia.
- Grzywny: Nakładane przez sąd, których wysokość zależy od skali przewinienia i kwoty niezapłaconego podatku.
- Kary pozbawienia wolności: W skrajnych przypadkach, gdy kwota uszczuplenia podatkowego jest bardzo wysoka, a działanie podatnika nosi znamiona celowego unikania opodatkowania.
Ignorowanie obowiązków podatkowych to prosta droga do kłopotów, dlatego zawsze zachęcam do terminowego regulowania zobowiązań.
Czynny żal: Twoja deska ratunku, jeśli przegapiłeś termin
Na szczęście istnieje instytucja "czynnego żalu", która może być Twoją deską ratunku, jeśli zdarzy Ci się przegapić termin. Czynny żal to pisemne oświadczenie, w którym informujesz urząd skarbowy o popełnionym uchybieniu (np. niezłożeniu deklaracji w terminie) i wyrażasz skruchę. Aby czynny żal był skuteczny, musisz go złożyć zanim organ podatkowy sam odkryje Twoje uchybienie. Dodatkowo, warunkiem koniecznym jest niezwłoczne uregulowanie zaległego podatku wraz z odsetkami za zwłokę. Skutecznie złożony czynny żal pozwala uniknąć kary za przestępstwo lub wykroczenie skarbowe, pozostawiając jedynie obowiązek zapłaty zaległości z odsetkami.
Najem w małżeństwie i sytuacje szczególne: Co jeszcze warto wiedzieć?
Rynek najmu jest dynamiczny, a sytuacje życiowe wynajmujących bywają różne. Chciałbym zwrócić Twoją uwagę na kilka szczególnych kwestii, które mogą mieć wpływ na Twoje rozliczenia, zwłaszcza jeśli wynajmujesz nieruchomość w małżeństwie lub masz do czynienia z najmem okazjonalnym.
Jak skorzystać z podwójnego limitu 200 000 zł przy wspólnym majątku?
Jeśli jesteś w związku małżeńskim i posiadacie wspólność majątkową, a nieruchomość jest częścią tego majątku, macie ciekawą możliwość optymalizacji. Małżonkowie mogą złożyć oświadczenie do urzędu skarbowego, że całość przychodów z najmu będzie opodatkowywał tylko jeden z nich. Co to oznacza w praktyce? To, że limit 100 000 zł dla stawki 8,5% ryczałtu efektywnie podnosi się do 200 000 zł. Jest to bardzo korzystne rozwiązanie dla par, których łączne przychody z najmu przekraczają 100 000 zł, ale nie przekraczają 200 000 zł. Pamiętaj, że takie oświadczenie należy złożyć do urzędu skarbowego do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnięto pierwszy przychód z najmu w danym roku podatkowym (lub do końca roku, jeśli pierwszy przychód był w grudniu).
Najem okazjonalny pamiętaj o obowiązku zgłoszenia umowy w ciągu 14 dni
Najem okazjonalny to specyficzna forma umowy, która daje wynajmującemu większe bezpieczeństwo w przypadku problemów z najemcą. Aby umowa najmu okazjonalnego była ważna i korzystała ze wszystkich przewidzianych prawem benefitów (np. łatwiejsza eksmisja), musisz pamiętać o jednym kluczowym obowiązku: zgłoszeniu tej umowy do urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Niedopełnienie tego obowiązku sprawi, że Twoja umowa, mimo nazwy, nie będzie traktowana jako najem okazjonalny, a Ty stracisz związane z nią przywileje.
Przeczytaj również: Podatek od wynajmu mieszkania 2026: Ryczałt bez tajemnic!
Wynajmujesz kilka mieszkań? Jak sumować przychody do limitu 100 000 zł
Często spotykam się z pytaniem, czy limit 100 000 zł, od którego zależy stawka ryczałtu (8,5% lub 12,5%), dotyczy każdego wynajmowanego mieszkania osobno. Odpowiedź jest jednoznaczna: limit 100 000 zł dotyczy sumy przychodów ze wszystkich nieruchomości wynajmowanych prywatnie przez danego podatnika. Oznacza to, że jeśli wynajmujesz dwa mieszkania, a z każdego z nich uzyskujesz po 60 000 zł rocznie, to Twoje łączne przychody wynoszą 120 000 zł. W takim przypadku od pierwszych 100 000 zł zapłacisz 8,5% ryczałtu, a od pozostałych 20 000 zł 12,5%. Nie ma oddzielnych limitów dla każdej nieruchomości, lecz sumuje się wszystkie przychody z najmu prywatnego.
