Najem mieszkania 2026: Ryczałt, PIT-28 jak uniknąć błędów?

Ten artykuł stanowi kompleksowy przewodnik po opodatkowaniu przychodów z wynajmu mieszkania w Polsce w 2026 roku. Dowiesz się, jakie formy opodatkowania obowiązują, jak obliczyć należny podatek i na jakim formularzu PIT należy go rozliczyć, aby uniknąć błędów i w pełni zrozumieć swoje obowiązki podatkowe.

Wynajem mieszkania a podatek w 2026 roku: Jedyna słuszna droga to ryczałt

Jako ekspert z wieloletnim doświadczeniem w doradztwie podatkowym, muszę jasno podkreślić, że przepisy dotyczące opodatkowania najmu prywatnego w Polsce uległy znaczącej zmianie. To, co kiedyś było kwestią wyboru, dziś jest już prostą koniecznością.

Koniec wyboru: Dlaczego ryczałt jest teraz obowiązkowy dla najmu prywatnego?

Od 2023 roku nastąpiła fundamentalna zmiana w przepisach podatkowych dotyczących najmu prywatnego. Wcześniej wynajmujący mieli możliwość wyboru między opodatkowaniem na zasadach ogólnych (według skali podatkowej) a ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Ta swoboda wyboru została jednak ograniczona.

Obecnie, dla najmu prywatnego, czyli takiego, który nie jest prowadzony w ramach działalności gospodarczej, jedyną dostępną formą opodatkowania jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Ta zasada obowiązuje niezmiennie, co oznacza, że również w rozliczeniu za rok 2025, składanym w 2026 roku, nie ma już możliwości wyboru zasad ogólnych. Wiem, że dla wielu osób, które przyzwyczaiły się do odliczania kosztów, to duża zmiana, ale trzeba się do niej dostosować.

Jaki formularz PIT trzeba złożyć? Poznaj swojego nowego przyjaciela: PIT-28

Skoro ryczałt jest jedyną opcją, to i formularz rozliczeniowy jest jeden. Rocznego rozliczenia przychodów z najmu prywatnego dokonuje się wyłącznie na formularzu PIT-28. To właśnie ten dokument będzie Twoim przewodnikiem po świecie rozliczeń podatkowych z wynajmu. Warto się z nim zaprzyjaźnić i zrozumieć jego strukturę, aby uniknąć niepotrzebnych błędów.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych w praktyce: Ile podatku zapłacisz?

Zrozumienie stawek ryczałtu jest kluczowe, aby prawidłowo obliczyć należny podatek. System jest progresywny, co oznacza, że stawka rośnie wraz z przekroczeniem określonego progu przychodów.

Stawka 8,5% kiedy ma zastosowanie i jak obliczyć podatek do 100 000 zł przychodu?

Podstawowa stawka ryczałtu od przychodów z najmu prywatnego wynosi 8,5%. Ma ona zastosowanie do tej części przychodów, która w danym roku podatkowym nie przekroczy kwoty 100 000 zł. To bardzo ważny próg, który decyduje o wysokości Twojego zobowiązania.

Przykład obliczeniowy:

Załóżmy, że w ciągu roku uzyskałeś przychód z najmu w wysokości 70 000 zł. Obliczenie podatku jest proste:

• 70 000 zł (przychód) * 8,5% = 5 950 zł (podatek do zapłaty).

Jak widać, w tym przypadku cały przychód mieści się w niższym progu, więc stosujemy tylko jedną stawkę.

Przekroczyłeś 100 000 zł przychodu? Wyjaśniamy stawkę 12,5% od nadwyżki

Co dzieje się, gdy Twój roczny przychód z najmu przekroczy magiczną barierę 100 000 zł? Wtedy wchodzi w życie druga stawka ryczałtu, wynosząca 12,5%. Ważne jest, aby pamiętać, że ta wyższa stawka dotyczy wyłącznie nadwyżki przychodów ponad 100 000 zł, a nie całego przychodu. To częsty błąd, na który zwracam uwagę moim klientom.

Przykład obliczeniowy:

Wyobraźmy sobie, że Twój roczny przychód z najmu wyniósł 120 000 zł.

• Pierwsze 100 000 zł opodatkowujesz stawką 8,5%: 100 000 zł * 8,5% = 8 500 zł.
• Pozostałe 20 000 zł (czyli 120 000 zł - 100 000 zł) opodatkowujesz stawką 12,5%: 20 000 zł * 12,5% = 2 500 zł.
• Łączny podatek do zapłaty wyniesie: 8 500 zł + 2 500 zł = 11 000 zł.

To pokazuje, jak ważne jest precyzyjne rozróżnienie progów i stawek.

Jesteście małżeństwem? Sprawdź, jak skorzystać z podwójnego limitu 200 000 zł

Dobra wiadomość dla małżeństw posiadających wspólność majątkową! Istnieje możliwość skorzystania z podwójnego limitu dla niższej stawki ryczałtu. Jeśli małżonkowie złożą odpowiednie oświadczenie o opodatkowaniu całości przychodów przez jednego z nich, to limit 100 000 zł dla stawki 8,5% wzrasta do 200 000 zł. To znacząca ulga, która pozwala dłużej korzystać z preferencyjnej stawki.

Należy jednak pamiętać, że jeśli nie zdecydujecie się na wspólne rozliczenie w ten sposób, to limit 100 000 zł dotyczy każdego z małżonków oddzielnie, nawet jeśli nieruchomość należy do majątku wspólnego. Oświadczenie to składa się do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla jednego z małżonków (tego, który będzie rozliczał całość przychodów) i musi być złożone do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskano pierwszy przychód z najmu w danym roku podatkowym, albo do końca roku podatkowego, jeśli pierwszy przychód uzyskano w grudniu. To kluczowy element planowania podatkowego dla par.

Co dokładnie jest Twoim przychodem? Kluczowe zapisy w umowie najmu

Zdefiniowanie, co dokładnie stanowi przychód podlegający opodatkowaniu, jest absolutnie fundamentalne. Wbrew pozorom, nie każda kwota otrzymana od najemcy jest automatycznie przychodem z najmu.

Czynsz a media: Jak legalnie obniżyć podstawę opodatkowania dzięki refakturowaniu?

Podstawą opodatkowania w ryczałcie od najmu jest przychód faktycznie otrzymany od najemcy. Zgodnie z przepisami, przychodem jest czynsz, jaki otrzymujesz za korzystanie z nieruchomości. Co jednak z opłatami za media, takimi jak prąd, gaz czy woda?

Tutaj pojawia się bardzo ważna kwestia: opłaty za media nie są wliczane do przychodu podlegającego opodatkowaniu, pod warunkiem, że z umowy najmu jasno wynika, iż najemca ponosi je oddzielnie. Najlepszym i najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest tzw. refakturowanie. Oznacza to, że najemca płaci Tobie kwotę odpowiadającą zużyciu mediów, a Ty przekazujesz ją dostawcom. W umowie powinno być wyraźnie wskazane, że opłaty te są niezależne od czynszu i są jedynie zwrotem kosztów, a nie Twoim zarobkiem. Dzięki temu możesz legalnie obniżyć podstawę opodatkowania i płacić niższy ryczałt.

Kaucja, czynsz administracyjny, opłaty licznikowe co wliczać do przychodu, a czego nie?

Aby rozwiać wszelkie wątpliwości, przyjrzyjmy się innym popularnym płatnościom od najemcy:

• Kaucja zwrotna: To bardzo ważna kwestia. Kaucja zwrotna nie jest przychodem podlegającym opodatkowaniu. Jest to zabezpieczenie na wypadek zniszczeń lub nieuregulowanych płatności. Staje się przychodem dopiero w momencie, gdy zostanie zatrzymana przez wynajmującego z powodu niewywiązania się najemcy z warunków umowy (np. pokrycie zaległego czynszu lub napraw).
• Czynsz administracyjny: Jeśli umowa najmu jasno określa, że czynsz administracyjny (opłaty do wspólnoty/spółdzielni) jest ponoszony przez najemcę i jest on jedynie pośrednikiem w przekazywaniu tych środków, to nie stanowi on Twojego przychodu. Podobnie jak w przypadku mediów, kluczowe jest precyzyjne sformułowanie w umowie.
• Opłaty licznikowe (media): Jak wspomniałem wcześniej, jeśli najemca płaci je bezpośrednio dostawcom lub są refakturowane, nie są one Twoim przychodem. Jeśli jednak w umowie jest zapis, że czynsz obejmuje "wszystkie opłaty", a Ty płacisz media z własnej kieszeni, to cała kwota czynszu (wraz z "wbudowanymi" w nią mediami) będzie Twoim przychodem. Dlatego diabeł tkwi w szczegółach umowy.

Najem prywatny kontra działalność gospodarcza: Co musisz wiedzieć?

Rozróżnienie między najmem prywatnym a najmem prowadzonym w ramach działalności gospodarczej jest fundamentalne i ma ogromne konsekwencje podatkowe. Wiele osób myli te pojęcia, co może prowadzić do poważnych problemów z urzędem skarbowym.

Przychód czy dochód? Fundamentalna różnica, która wpływa na Twoje finanse

Główna różnica leży w tym, co jest podstawą opodatkowania. W przypadku najmu prywatnego opodatkowany jest przychód. Oznacza to, że płacisz podatek od każdej otrzymanej złotówki czynszu, bez możliwości odliczania jakichkolwiek kosztów (np. remontów, odsetek od kredytu, amortyzacji). To jest właśnie specyfika ryczałtu prostota rozliczenia kosztem braku możliwości obniżania podstawy opodatkowania.

Z kolei w najmie prowadzonym w ramach działalności gospodarczej opodatkowany jest dochód, czyli przychód pomniejszony o koszty jego uzyskania. Tutaj możesz odliczać wiele wydatków związanych z nieruchomością, co często znacząco obniża kwotę podatku do zapłaty. To jest właśnie ta fundamentalna różnica, która wpływa na Twoje finanse.

Kiedy opłaca się rozważyć najem w ramach firmy (PIT-36)?

Rozważenie najmu w ramach działalności gospodarczej może być korzystne w kilku sytuacjach. Z mojego doświadczenia wynika, że szczególnie opłacalne jest to, gdy:

• Ponosisz duże koszty związane z nieruchomością, np. kosztowne remonty, adaptacje, wysokie odsetki od kredytu hipotecznego.
• Chcesz amortyzować wartość nieruchomości, co jest możliwe tylko w działalności gospodarczej i pozwala na obniżenie dochodu.
• Posiadasz wiele nieruchomości na wynajem, a ich zarządzanie nabiera charakteru zorganizowanego i ciągłego.
• Chcesz mieć większą elastyczność w wyborze formy opodatkowania (zasady ogólne - PIT-36, podatek liniowy - PIT-36L, a nawet ryczałt, ale wtedy z możliwością odliczania składek ZUS i zdrowotnych).

Należy jednak pamiętać, że prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z dodatkowymi obowiązkami, takimi jak konieczność prowadzenia księgowości, opłacania składek ZUS (zdrowotnych i społecznych, nawet jeśli nie masz innych dochodów), czy spełniania wymogów formalnych. Dlatego zawsze zalecam konsultację z doradcą podatkowym, aby indywidualnie ocenić, która forma będzie dla Ciebie najbardziej optymalna.

Czy okazjonalny wynajem kilku mieszkań to już działalność gospodarcza w oczach urzędu?

To jedno z najbardziej złożonych pytań i niestety nie ma na nie prostej odpowiedzi. Organy podatkowe nie kwalifikują najmu jako działalności gospodarczej wyłącznie na podstawie liczby posiadanych mieszkań. Kluczowe są takie kryteria jak:

• Ciągłość: Czy wynajem jest stałym źródłem dochodu, czy tylko okazjonalnym?
• Zorganizowanie: Czy prowadzisz biuro, zatrudniasz pracowników, reklamujesz się, oferujesz dodatkowe usługi (np. sprzątanie, concierge)?
• Cel zarobkowy: Oczywiście każdy wynajem ma cel zarobkowy, ale w działalności gospodarczej jest on realizowany w sposób profesjonalny i zorganizowany.
• Powtarzalność: Czy wynajmujesz mieszkania regularnie, czy są to jednorazowe transakcje?

Zdarza się, że nawet wynajem jednego mieszkania, jeśli jest prowadzony w sposób zorganizowany i ciągły, może zostać uznany za działalność gospodarczą. Z drugiej strony, posiadanie kilku mieszkań wynajmowanych długoterminowo, bez dodatkowych usług i zorganizowanej struktury, może wciąż być traktowane jako najem prywatny. To jest kwestia interpretacji indywidualnej, dlatego w przypadku jakichkolwiek wątpliwości, zawsze warto skonsultować się z organem podatkowym lub doświadczonym doradcą. Lepiej dmuchać na zimne.

Kalendarz wynajmującego: Kluczowe terminy, których nie możesz przegapić w 2026 roku

Prawidłowe rozliczanie podatków to nie tylko wybór formy opodatkowania i obliczenie kwoty, ale także dotrzymywanie terminów. Ich przegapienie może skutkować nieprzyjemnymi konsekwencjami, dlatego warto mieć je zawsze na uwadze.

Miesięczne (lub kwartalne) zaliczki na ryczałt: Do kiedy i jak wpłacać podatek?

Jako wynajmujący masz obowiązek wpłacania zaliczek na ryczałt w trakcie roku podatkowego. Możesz wybrać rozliczenie miesięczne lub kwartalne. Terminy są następujące:

• Rozliczenie miesięczne: Zaliczki na podatek należy wpłacać do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskałeś przychód. Na przykład, za przychody uzyskane w styczniu, podatek płacisz do 20 lutego.
• Rozliczenie kwartalne: Jeśli zdecydujesz się na rozliczenie kwartalne (co jest możliwe, jeśli Twoje przychody z najmu w poprzednim roku nie przekroczyły 200 000 euro), zaliczki wpłacasz do 20. dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału. Na przykład, za przychody uzyskane w pierwszym kwartale (styczeń-marzec), podatek płacisz do 20 kwietnia.

Wpłat dokonuje się na indywidualny mikrorachunek podatkowy, który jest przypisany do każdego podatnika. To bardzo wygodne rozwiązanie, eliminujące pomyłki w numerach kont.

Rozliczenie roczne na PIT-28: Ostateczny termin na złożenie deklaracji za 2025 rok

Niezależnie od tego, czy rozliczasz się miesięcznie, czy kwartalnie, na koniec roku musisz złożyć roczne zeznanie podatkowe. Zeznanie roczne PIT-28 za rok 2025 należy złożyć w terminie od 15 lutego do 30 kwietnia 2026 roku. Pamiętaj, że 30 kwietnia to ostateczny termin zarówno na złożenie deklaracji, jak i na uregulowanie ewentualnej niedopłaty podatku.

Jak wypełnić i złożyć PIT-28 online przez usługę Twój e-PIT?

W dzisiejszych czasach zdecydowana większość podatników korzysta z elektronicznych form składania deklaracji, co jest bardzo wygodne i szybkie. Możesz to zrobić za pośrednictwem usługi Twój e-PIT dostępnej w e-Urzędzie Skarbowym. Aby złożyć PIT-28 online, potrzebujesz profilu zaufanego, e-dowodu lub danych autoryzacyjnych (PESEL/NIP, kwota przychodu z ubiegłorocznego PIT).

Ważna informacja, o której często zapominają wynajmujący: w przeciwieństwie do PIT-37 (dla osób zatrudnionych na umowę o pracę), zeznania PIT-28 nie są automatycznie akceptowane przez system Twój e-PIT. Oznacza to, że musisz samodzielnie wejść do usługi, uzupełnić dane dotyczące przychodów z najmu (system może mieć jedynie szczątkowe informacje, jeśli nie zgłaszałeś najmu), sprawdzić poprawność wszystkich danych i dopiero wtedy zatwierdzić deklarację. Brak zatwierdzenia oznacza, że deklaracja nie została złożona, co może prowadzić do konsekwencji podatkowych.

Najczęstsze pułapki i błędy przy rozliczaniu najmu jak ich uniknąć?

Nawet doświadczeni wynajmujący mogą popełnić błędy, zwłaszcza w obliczu zmieniających się przepisów. Chcę Cię przestrzec przed najczęstszymi pułapkami, abyś mógł ich skutecznie unikać.

Brak ewidencji przychodów dlaczego to ryzykowne i jak ją poprawnie prowadzić?

Jednym z najpoważniejszych błędów, jakie widzę w praktyce, jest brak prowadzenia ewidencji przychodów. Dla ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych jest to obowiązek! Chociaż nie odliczasz kosztów, musisz mieć udokumentowane wszystkie otrzymane przychody. Brak takiej ewidencji to prosta droga do problemów podczas kontroli skarbowej.

Jak ją poprawnie prowadzić? Ewidencja przychodów z najmu nie musi być skomplikowana. Wystarczy prosta tabela, w której będziesz zapisywać chronologicznie:

• Datę otrzymania przychodu.
• Kwotę przychodu.
• Rodzaj przychodu (np. czynsz za styczeń).
• Dane najemcy.

Możesz to robić w zeszycie, arkuszu kalkulacyjnym, czy za pomocą prostych programów. Ważne, aby była ona prowadzona rzetelnie i na bieżąco. Pamiętaj również o przechowywaniu umów najmu oraz dowodów wpłat od najemców.

"Zapomniałem o zaliczce" jakie są konsekwencje opóźnień?

Opóźnienia w płatności zaliczek na ryczałt to niestety częsty problem. Wielu wynajmujących zapomina o terminach, a to może mieć nieprzyjemne konsekwencje. Przede wszystkim, za każdy dzień zwłoki naliczane są odsetki za zwłokę. Im dłużej zwlekasz, tym więcej zapłacisz.

Co więcej, w skrajnych przypadkach, uporczywe niedotrzymywanie terminów lub znaczne opóźnienia mogą zostać potraktowane jako wykroczenie lub przestępstwo skarbowe, co może skutkować nałożeniem kar finansowych. Jeśli zdarzy Ci się zapomnieć o zaliczce, jak najszybciej ureguluj zaległość wraz z odsetkami. W przypadku niewielkich opóźnień i małych kwot, możesz złożyć tzw. "czynny żal", informując urząd skarbowy o popełnionym błędzie i dobrowolnie regulując zaległość. To często pozwala uniknąć poważniejszych konsekwencji.

Przeczytaj również: Prowizja za wynajem: Kto płaci? Uniknij ukrytych kosztów!

Czy od ryczałtu można odliczyć jakiekolwiek ulgi (IKZE, darowizny, termomodernizacja)?

To bardzo ważne pytanie, które często słyszę. Muszę jasno powiedzieć: w przypadku opodatkowania ryczałtem od najmu prywatnego nie ma zastosowania kwota wolna od podatku. Podatek płacisz od pierwszej zarobionej złotówki. Co więcej, nie możesz odliczać kosztów uzyskania przychodu, takich jak remonty, amortyzacja czy odsetki od kredytu. To jest cena za prostotę ryczałtu.

Jednakże, niektóre ulgi podatkowe, takie jak ulga na IKZE, ulgi na darowizny czy ulga termomodernizacyjna, mogą być odliczane, ale nie bezpośrednio od podstawy opodatkowania ryczałtem z najmu. Jeśli posiadasz inne źródła dochodu (np. z umowy o pracę, dzieło, zlecenie) opodatkowane na zasadach ogólnych, to te ulgi możesz odliczyć właśnie od tamtych dochodów. Jeśli najem jest Twoim jedynym źródłem dochodu, a jest opodatkowany ryczałtem, to niestety nie skorzystasz z większości popularnych ulg. Zawsze jednak warto skonsultować się z doradcą podatkowym, ponieważ przepisy bywają skomplikowane, a każdy przypadek jest inny.